DOCUMENTS ENTRANTS & DÉMATÉRIALISATION

DÉMATÉRIALISER

Documents, courriers, rapports...

La dématérialisation est une suite d’opérations qui transforme des documents papier en fichiers numériques via une capture d’images.

Mobiltron dématérialise différents courriers et documents :

• Courriers du service client (réclamation, contrats, moyens de paiement…)
• Opérations commerciales ponctuelles (opération couponing, bulletins de participation, jeux concours…)
• Courriers d’entreprise (courriers, notes de frais, convocations, circulaires…)
• Factures fournisseurs
• Fonds documentaires ou archives papier

Cette prestation est conseillée aux entreprises ou administrations recevant chaque jour un volume important de courriers

Les objectifs ? Réduire les coûts liés au traitement quotidien de ces documents et diminuer les délais de traitement.

Réception courrier

Ouverture des enveloppes

Traitement LRAR

Tri des courriers

Capture d’image

Rapprochement

Réconciliation

Archivage physique

 Les supports traités par MOBILTRON (papier)

• Du format A3 à A8 (format coupon)
• Documents en feuilles libres ou déliassage par nos soins (retrait des agrafes, trombones ou massicotage)
• Documents couleur, N&B ou mixtes

Les supports restitués par MOBILTRON (numérique)

• Numérisation en noir, niveaux de gris ou couleur
• Résolution de 200 à 400 dpi ou plus
• Extension Tiff/Pdfa
• Données extraites par LAD (Lecture Automatique de Document) ou manuellement

Mode de stockage et consultation :

Notre rôle est de dématérialiser et d’effectuer une capture d’images et d’informations via une étape de numérisation, puis de les organiser de manière structurée pour vous les restituer sous la forme d’une base de données ou d’un flux numérique directement connecté à votre application métier (CRM, GED, ERP …) via Web Service ou EDI

Véritable plateforme de dématérialisation, Mobiltron propose une solution GED sur ses propres serveurs redondés. Nous assurons la sécurité de vos données et les mettons à disposition à votre convenance. Intégré sur votre GED ou dans vos outils métier, consultable en mode SaaS, Mobiltron s’adapte à vos contraintes et assure une indexation le jour même dans vos outils métier.

Sécurité oblige :

Priorité de nos priorités : garantir l’intégrité de vos données. Pour ce faire, les transferts de données confidentielles sont réalisés par FTP sécurisé à accès contrôlé et les sauvegardes informatiques, journalières, sont automatiques.
Mobiltron est équipé de 2 salles serveurs. Tous les postes sont protégés par un antivirus et par un Firewall avec mise à jour automatique.

Enfin, la détection incendie et la surveillance des locaux est active 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Les options :

• Workflow
• GED archivage numérique
• Coffre-fort électronique
• Océrisation full text
• Archivage physique
• Destruction archives