Services publics et collectivités

Fonds documentaires, archives, dossiers…

Les services publics sont bien connus pour leurs procédures administratives lourdes et complexes ce qui démultiplie le nombre de dossiers et documents à archiver. Des archives qui débordent et qu’il faut dématérialiser afin de bénéficier des informations qu’ils contiennent.

Les documents concernés par la dématérialisation :

• Les dossiers patients, locataires ou allocataires…
• Les pièces justificatives
• Les titres d’allocations ou de compensation
• CCTP/CCAP
• Les formulaires d’enquête SLS, Occupation…
• Comptes rendus d’Assemblée
• Avis d’experts

Les avantages :

• Désencombrement des locaux et réaffectation des surfaces de stockage d’archives (externalisation)
• Consultation et accès aux données plus rapide
• Respect des clauses de confidentialité liées aux données
• Interfaçage avec vos outils métier (CHLOE, IKOS…)
• Sécurité des process

Les particularités de traitement des archives publiques :

• Respect du plan de classement
• Tri sur-mesure : anti-chronologique ou chronologique, suppression des documents antérieurs à une date spéciale
• Hétérogénéité des formats traités : du post-it au triptyque A3
• Fichier de recollement (contrôle d’intégrité et traçabilité des opérations)