Agences immobilières, syndics…
Courriers, documents, déclarations..
Les objectifs recherchés ?
- Réduire les coûts d’affranchissement
- Améliorer le temps de traitement des demandes
- Réduire les risques de perte des documents
- Réduire ou faciliter la circulation des documents entre l’agence, le propriétaire et le locataire
- Garantir la traçabilité et l’archivage légal des opérations de transaction
- Automatiser les processus
Mobiltron a développé un service sur-mesure aux agences immobilières et syndics afin de répondre à cette forte demande.
La dématérialisation des documents permet de gérer aisément la relation entre locataire, propriétaire et agence. Les dossiers sont consultables directement via une GED ce qui permet aux agents et gestionnaires de biens/parcs d’accéder aux données peu importe où ils se trouvent.
Les documents concernés par la dématérialisation :
- Courriers locataires
- Compromis de vente
- Etats de lieux
- Contrats fournisseurs
- Baux
- Déclaration de dégâts matériels
- Diagnostics (DPE, Carrez, Plons, l’Amiante…)
Traitement des documents :
- Tri, numérisation des documents
- Extraction automatique des données
- Imputation des données dans l’outil métier du réseau immobilier
- Visualisation et consultation des documents à distance : GED
- Archivage Physique et numérique des documents
- Traitement des moyens de paiement (chèques ou TIP)
Sachant qu’un salarié peut envoyer et recevoir jusqu’à 1500 pages de courrier par an, le temps consacré à ces courriers est considérable. L’optimisation de la gestion des courriers est primordiale en entreprise et nos solutions ont été spécialement conçues pour atteindre cet objectif.
ÉDITIQUE ou l’externalisation de vos impressions et courriers postaux
Les courriers créés par les agences ou syndics peuvent être édités directement depuis notre plateforme éditique. En nombre ou de façon égrenée, les courriers peuvent être postés par les collaborateurs depuis leur poste de travail.
Les courriers qui peuvent être édités depuis notre plateforme :
- Relances
- Avis d’échéance
- Factures
- Invitations aux assemblées générales
- Régularisation de charges
- Appels de fonds pour loyers et charges
Les avantages
- Affranchissement au tarif Grand Compte
- Edition en masse
- Imprimante web pour éditer les courriers égrenés à distance
- Gestion des recommandés et des preuves de dépôts
- Rationalisation des gestes de vos collaborateurs
